• Volledige handling
  • Natuurlijk MVO!
  • 24-uurs verwerking
  • Multi doorzoekbaar
  • State of the art beveiligd

Archief ineens scannen of 'on demand'

Het hele archief ineens scannen of voor een stapsgewijs traject kiezen? In de ogen van dataspecialist 2dA is geen documentconversie gelijk; Uitgangsposities, doelstellingen en mogelijkheden verschillen per opdracht. Een scantraject vraagt daarom om een gedegen (kosten)inventarisatie, alvorens de vraag te beantwoorden welke vorm van digitalisering het meest geschikt is. Scanning on demand is een mogelijke oplossing als aangenomen mag worden dat nog maar een beperkt deel van het archief ooit nog gebruikt  zal worden na digitalisering, en geen andere motivaties  voorhanden zijn om het totale archief te  archiveren.

 

Scanning op oproep (´scanning on demand') kent verschillende vormen, waarbij centraal uitgangspunt is dat slechts die materialen worden gescand die aan een concrete opvraag zijn gekoppeld. 

 

Wanneer kiezen voor scanning on demand met 2dA?
Verschillende redenen kunnen ten grondslag liggen aan de keuze  om voor scanning on demand te kiezen; Vaak zijn de grootte van het archief en de kosten dientengevolge, alsook een te verwachten lage gebruiksgraad  van de uiteindelijk gedigitaliseerde archief doorslaggevend.  Als stelregel  wordt gehanteerd een herhaald gebruik van ca 20% van het totale archief. 2dA ziet scanning on demand als een mogelijke geschikte oplossing voor organisaties waarbij met een vaste regelmaat - en vooral on site (op de locatie van de opdrachtgever) - kan worden gescand. 


Enkele voordelen van scanning on demand

  • Door stapsgewijs te digitaliseren kunnen investeringskosten over een langere tijd worden uitgesmeerd;
  • Mits het gebruik vooraf goed is ingeschat zullen de totale kosten lager uitvallen bij scanning on demand dan bij scanning van een volledige archief (of zelfs een deel ervan). De scanning beperkt zich immers tot de daadwerkelijk benodigde data;
  • Mogelijk te integreren met normale werkactiviteiten.

 

Enkele nadelen van scanning on demand

  • Relatief hoge kosten per dossier;
  • Wachttijden voor beschikbaar komen van opgevraagde (nog te scannen) bestanden:
  • Risico op een hogere eindkosten door hoger aantal opvragingen dan aanvankelijk in geschat;
  • Risico op doorgang opbouw nieuwe analoge dossiers, want geen concreet omslagpunt van analoge dossieraanmaak naar digitale;
  • Onzichtbare en/of oplopende kosten a.g.v. de combinatie van digitaliseringwerkzaamheden, naast de gangbare werkzaamheden;
  • Opvragingen van dossiers - die tot digitalisering leiden - kunnen geen indicatie voor herhaald gebruik blijken.

    https://www.2da.nl

referenties

  • Universitair Medisch Centrum Radboud (logo)
  • Korps landelijke politiediensten (logo)
  • Woningcorporatie Talis (logo)
  • Schiphol Real Estate (logo)
  • Stadsarchief Amsterdam (logo)
  • Triodos Bank (logo)
  • Luchtvaartmaatschappij Transavia.com (logo)
  • Monuta uitvaartverzorger en verzekeraar (logo)
  • SURFnet (logo)
  • Havenziekenhuis (logo)
Contact